Digitales Ausgabenmanagement

Mitarbeiter sammeln Belege, fotografieren sie, schicken sie per E-Mail. Jemand tippt alles ab, holt Freigaben ein, bucht manuell. Bei 50 Belegen monatlich sind das leicht 10 Stunden Arbeit.

Moderne Tools können Belege scannen, Texterkennung durchführen und die Daten direkt an Ihre Buchhaltung übergeben. Dieser Kurs zeigt Ihnen den kompletten Workflow.

Sie richten ein:

Belegerfassung

Mobile Apps für Mitarbeiter, automatische OCR-Erkennung, Pflichtfelder (Projekt, Kostenstelle) vordefinieren

Freigabe-Workflows

Mehrstufige Genehmigungen je nach Betrag, automatische Eskalation bei Verzögerung

Verbuchung

Automatische Kontierung nach Regelwerk, Dubletten-Erkennung, direkte DATEV-/lexoffice-Integration

Wir behandeln auch rechtliche Anforderungen: Wann ist ein Foto ausreichend, wann brauchen Sie das Original? Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Geeignet für Teams ab 3 Personen mit regelmäßigen Auslagen. Funktioniert mit GetMyInvoices, Candis, Moss und ähnlichen Tools.

Kursablauf

Woche 1: Tool-Auswahl und Setup

• Vergleich Belegmanagement-Software (Kosten, Features)
• Installation und Grundkonfiguration
• Mitarbeiter-Onboarding planen

Woche 2: Erfassung optimieren

• OCR-Qualität verbessern (Foto-Tipps)
• Kategorien und Kostenstellen definieren
• Mobile App effizient nutzen

Woche 3: Freigabeprozesse

• Mehrstufige Workflows einrichten
• Budget-Limits und Eskalationen
• E-Mail-/Slack-Benachrichtigungen konfigurieren

Woche 4: Buchhaltungs-Integration

• Automatische Kontierung nach Lieferant/Kategorie
• Zahlläufe vorbereiten
• Monatsabschluss-Routine etablieren